4.3. Организация и проведение внутреннего аудита безопасности труда

Информация предоставлена обучающим порталом: https://e.otruda.ru/518351

Внутренний аудит — это одно из доступных средств, которое помогает работодателю контролировать состояние условий труда на предприятии и каждом отдельном рабочем месте.

Внутренний аудит помогает проверить, как работает система управления охраной труда в компании. В результате аудиторской проверки руководитель предприятия получает достоверную информацию, составляет свои внутренние статистические данные о нарушениях охраны труда, дает отчет акционерам и инвесторам об эффективности своей работы.

Внутренний аудит можно проводить планово — один, два или несколько раз в год — или внепланово. Например, если акционеры решили назначить нового руководителя компании или когда эффективность работы директора предприятия вызывает большое сомнение.

Виды внутреннего аудита по количеству объектов

1-й этап

Разработайте Стандарт предприятия для проведения внутреннего аудита систем управления охраной труда, прежде чем приступить к аудиту.

В Стандарте пропишите:

• роль и ответственность персонала;
• порядок подготовки аудита и план его проведения;
• форму отчета результатов аудита и способ его регистрации;
• корректирующие мероприятия.

2-й этап

Определите, что будут проверять аудиторы по охране труда.

Проверку можно проводить по одному или нескольким направлениям. Аудиторы проверяют:

1. Есть ли риск или опасность (механическая, химическая, психологическая и другие), которые могут вызвать травму у сотрудника предприятия. Например, выданные сотрудникам СИЗ не защищают от всех опасностей на рабочем месте. Или сварщик, который работает на высоте, защищен только от некоторых факторов.
2. Знания персонала в области охраны труда. Все ли сотрудники прошли положенные инструктажи и обучение по охране труда.
3. Документы предприятия по охране труда. Аудиторы проверяют не только их наличие, но и правильность заполнения.
4. Готовность сотрудников к действиям в условиях аварийных ситуаций. Наличие средств противопожарной безопасности.

3-й этап

Разработайте программу аудита. Программу аудита разрабатывает комиссия, которую утверждает своим распоряжением работодатель. В состав включите ответственных за охрану труда и других специалистов, которым в работе близка эта тема.

Включите в документ:

• объект и область аудита;
• цель аудита;
• сроки проведения аудита;
• список аудиторской группы;
• перечень документов, на соответствие которым проводится проверка;
• дату представления отчета об аудите;
• список должностных лиц, которым должны быть представлены копии отчета об аудите.

Вы можете разработать на своем предприятии не одну, а несколько программ аудита (п. 5.1 ГОСТ Р 12.0.008–2009).

Пример. В строительной компании участились случаи травматизма сотрудников. Руководитель разработал несколько программ аудита — «Проверка рисков на строительной площадке», «Проверка оборудования» и «Проверка проведения инструктажей». Все программы включили в ежегодный план проведения внутренних аудиторских проверок на предприятии. По программе «Проверка оборудования» руководитель в течение года проверил все 4 строительные площадки и выявил нарушения, которые влияли на уровень травматизма сотрудников. Оказалось, что на движущихся частях механизмов и строительных машин отсутствовали кожухи и ограждения, были неисправны грузозахватные вспомогательные приспособления и электроизоляция.

Внутренний аудит может проводить один человек или аудиторская группа. В группу можно включить как работников своего предприятия, так и привлеченных специалистов (п. 9.6.6 ГОСТ Р 12.0.007–2009).

Когда определяете количество и состав аудиторской группы, учитывайте объем документов, информации и других факторов, которые предстоит проверить (п. 6.2.4 ГОСТ Р 12.0.008–2009).

Заранее распределите объем работы между членами аудиторской группы. Например, один аудитор будет проводить анализ обучения по охране труда, второй специалист проверит проведение предварительных и периодических медицинских осмотров и т. д. Это позволит систематизировать проверку и распределит ответственность между членами группы за аудит конкретных процедур.

4-й этап

Шаблоны и образцы

• Образец приказа о проведении внутреннего аудита в организации приведен ниже
• Издайте приказ или распоряжение руководителя организации о проведении внутреннего аудита.
• Если вы запланировали провести проверку в структурных подразделениях предприятия, оповестите руководителей о предстоящей проверке за 10 дней до ее начала.

5-й этап

Представьте аудиторам необходимые документы.Прежде чем приступить к аудиту, проверяющие должны:

• ознакомиться с необходимой документацией;
• изучить нормативные и правовые акты, которые имеют отношение к объекту аудита, локальные нормативные акты организации, технологические документы (при необходимости);
• разработать контрольные листы (в качестве памятки).

6-й этап

Проведите аудит. На этом этапе к работе приступают непосредственно аудиторы. Они собирают информацию, проводят интервью с сотрудниками, анализируют собранную информацию, наблюдают за работой персонала, проверяют, какая документация есть и как она заполнена.

Аудит проводят в рабочее время по распоряжению руководителя организации и с письменного согласия работника, проверку можно провести и в нерабочее время (ст. 99 ТК РФ). В этом случае сверхурочную работу нужно дополнительно оплатить (ст. 152 ТК РФ).

Важно, чтобы информация, которую получают проверяющие во время аудита, была достоверная и объективная. Бывает, что на достоверность собранной информации влияет нарушение корпоративной культуры или банальная нехватка времени на проверку.

7-й этап

Проконтролируйте, чтобы аудиторы оформили протокол несоответствий и подготовили отчет. Если аудиторы во время проверки находят нарушения, они должны отобразить их в протоколе несоответствия. 

Например, проверяющие обнаружили, что:

• сроки проведения обучения на предприятии регулярно нарушают;
• руководители структурных подразделений не обучаются в учебном центре;
• ответственные сотрудники не оформляют протоколы проверки знаний при внутреннем обучении;
• руководителям и специалистам организации не выдают удостоверения о проверке знаний.

Шаблоны и образцы

Образец протокола несоответствия приведен ниже.Эти факты нужно указать в протоколе. Не забудьте зафиксировать место и время обнаружения нарушения, содержание несоответствия, его значимость, а дать ссылку в документе на нарушение требований определенного документа.

Шаблоны и образцы

Образец отчета о проведении внутреннего аудита по охране труда приведен ниже.В отчете проверяющий сообщает о результатах аудита руководителю и другим специалистам. Документ используют для дальнейшей проверки и анализа проведенной проверки. Максимальный срок подготовки отчета — неделя.

Утвержденной формы отчета нет. Вы можете разработать свой образец или воспользоваться нашим вариантом.

8-й этап

Проведите итоговую встречу по результатам аудита.Недостаточно просто провести аудит и убрать результаты в шкаф. Нужно рассказать обо всех обнаруженных пробелах и проблемах в охране труда руководителям структурных подразделений и другим ответственным лицам. Организуйте с ними встречу. Во время беседы обсудите причины нарушений, запланируйте корректирующие мероприятия и определите исполнителей и сроки выполнения.

9-й этап

Устраните несоответствия.

Вы должны устранить все нарушения и несоответствия за месяц. Но срок можно продлить, если:

• нужно выполнить большой объем работы;
• для устранения нужно привлечь квалифицированных специалистов, а на это необходимо время;
• требуется запланировать и выделить дополнительное финансирование.

Пример. В строительной компании в начале осени провели аудит. Выяснилось, что для сотрудников закупили некачественные и нелицензированные СИЗ — утепленные мужские ботинки с металлическим подноском, которые нельзя использовать. Руководителю пришлось выделять дополнительные средства и в срочном порядке закупать новые ботинки. А нерадивому сотруднику объявили строгий выговор.

10-й этап

Зарегистрируйте материалы аудита в реестре внутренних аудитов организации. Его форма должна быть утверждена Стандартом предприятия для проведения внутреннего аудита систем управления охраной труда.

Включите в реестр:

• программу аудита;
• график аудита;
• письменное уведомление руководителя проверяемого подразделения;
• итоговый отчет об аудите;
• заполненные контрольные листы;
• копии планов корректирующих действий.

Если руководитель будет регулярно проводить внутренний аудит, анализировать результаты и исправлять нарушения, это поможет снизить травматизм и быть готовым к любым проверкам в сфере охраны труда.